新しい仕事でに就いたときなど、引継ぎのためにメモをするのは社会人の常識のように言われます。
しかし、メモをとる人は仕事おぼえが悪いと言われることもあります。
これはどっちが正解なのか・・は、こちらで書いています。
そもそもメモをすることの是非に正解があるのか？とも思います。
結果的にメモが効果的であり、仕事をスムーズに進めるために役に立つのなら良いわけですよね。
今回は、せっかくのメモが何の役にも立たずに無駄になるのを防ぐために、効果的なメモの書き方についてまとめています。
メモのコツ
メモは忘備録というのがもっとも大きな役割なので、あとから確認のために見返すことを前提とします。
それをベースに、効果的なメモのコツを見ていきましょう。
日時を書く
メモするときには、まず日時を書きます。
これがないと、いつのメモなのか見返したときにわからなくなります。
とても重要なのに、意外と日時を書かずにメモをしている人が多いので、これは習慣にしましょう。
ページを変える
同じページに別の事を書いてしまうと、あとから見返したときに混乱します。
メモをするときには、案件毎に新しいページに書くと混乱を防げます。
余白を十分にとる
余白を十分に残すのは、前項のページを変えることにも重なるポイントです。
余白があると、あとから書き足すことができます。
メモをするときには書けなかったことも、あとから見返すときに書きしておきたいこともあるかも知れません。
そんなときに十分な余白がないと、ぐちゃぐちゃになって見難くなるので、余白はとても重要です。
無理に漢字を使わない
メモしている間に、人物の名前などでどの字を使うのかわからない場合は無理に漢字を使おうとせずにカタカナで書きます。
その方がスピードも落ちません。
人物名はカタカナで書くという自分なりのルールにしても良いかも知れません。
メモ帳の保存方法
メモ帳を保存するときには、一か所にまとめておくと良いのですが、画像データにして保存すると整理しやすいと思います。
スマホのカメラで十分なので、メモを画像として日付別にファイルに分けておけば保存しやすいのではないでしょうか。
色分けの効果
メモをするときに３色ボールペンや蛍光ペンなどを使って色分けすると見やすいというのは、個人差があります。
落ち着いた状態で机に置いたノートでメモをするのであれば、それも可能かも知れません。
しかし、手に持ったメモ帳に素早く記録する場合には、その色分けの時間によって大切なポイントを書き逃してしまうかも知れません。
色分けするのであれば、あとから見返したときにポイントを色ペンでマークする方がメモを逃すリスクは軽減できると思います。
メモは安心感を与える
メモのメリットやデメリットは、当事者だけのことではありません。
仕事を教える立場からすれば、メモをしている様子を見るのは安心感につながります。
仕事をきちんとおぼえようとしているという印象を持つからです。
それに、メモをとられていると思うと、説明する側も正しいことを伝えようとします。
途中で「どこまで説明したっけ？」と聞き返したときにも、メモをとってくれていると助かりますよね。
まとめ
せっかくのメモが役に立たない無駄なものになってしまわないためのコツは、とくに難しいことは何もありません。
メモ帳のページは、どんどん新しいページにするだけでも、メモが格段に見やすいものになりますので、まずはそこから試してみましょう。
